Da cosa si riconosce che ciò che ho ascoltato rappresenta davvero ciò che il mio interlocutore pensa? Come costruire un rapporto di fiducia con i propri business partner? Puntuale, cioè quando? Se cerchi metodi efficaci per risolvere tali questioni, leggendo questo articolo riuscirai a comprendere meglio alcune differenze esistenti tra italiani e polacchi. 

Erin Meyer nel suo libro datato 2014 “The Culture Map: Breaking Through the Invisible Boundaries of Global Business” dedicato all’analisi dell’influenza delle culture nazionali sul business presenta 8 differenti dimensioni della cultura e chiarisce quali sono i comportamenti tipici degli abitanti di 67 Nazioni nel mondo. Chiaramente, ognuno di noi è anzitutto un essere umano, e soltanto dopo un cittadino di una specifica nazione. Tuttavia spesso, in particolare in situazioni afferenti al business, accade che esistano in diverse culture regole non scritte che sono evidenti per gli abitanti di un certo paese ma completamente oscure per altri. Vale la pena riflettere su questo punto, in quanto già la stessa presa di coscienza dell’esistenza di tali differenze facilita il lavoro comune. 

Iniziamo il nostro lavoro di comparazione tra la cultura italiana e quella polacca da quegli aspetti che differenziano i rappresentanti dei due paesi e possono costituire fonte di incomprensioni sia nella vita professionale che in quella privata: comunicazione, fiducia e attitudine nei confronti del tempo. 

Comunicazione 

Situazione: è appena terminato un incontro durato alcune ore tra clienti italiani ed una società polacca. Gli italiani ringraziano molto per l’incontro e si accomiatano dai partner polacchi discutendo di temi non connessi con il business. Per gli italiani gli accordi presi sono chiari, anche se al termine dell’incontro non c’è stato il sommario dei passi successivi da intraprendere. I polacchi invece sono meno felici dell’incontro e ne escono senza essere pienamente sicuri su quali punti gli italiani siano concordi; vorrebbero quindi ascoltare da loro  direttamente ciò in modo da non avere incomprensioni.

Chiarimento: i polacchi si affidano ad un linguaggio diretto e chiaro, è molto apprezzata la concretezza e la comunicazione diretta, in quanto l’obiettivo più importante è la chiarezza del massaggio (cultura del basso contesto). Gli italiani invece si esprimono in modo meno diretto, durante il colloquio bisogna pertanto saper leggere tra le parole, in quanto l’obiettivo del messaggio è nascosto e di rado espresso apertamente (cultura di alto contesto). 

Soluzione: Qualora si interagisca con un rappresentante di una cultura di alto contesto (es. italiano) bisogna cercare di ascoltare più che parlare, in modo da comprendere appieno quello che il tuo interlocutore pensa davvero. Assicurati di aver compreso bene chi ti sta di fronte facendo tutte le domande che ritieni necessarie, in quanto tale persona non sta provando a disorientarti di proposito. Semplicemente l’utilizzo di diverse nuances nel discorso è la sua opzione preferita. 

Fiducia 

Situazione: Gli italiani hanno intenzione di acquisire un’azienda polacca. Durante il loro soggiorno in Polonia, i rappresentanti dell’azienda italiana si aspettano un invito a cena, mentre invece la parte polacca non propone alcuna uscita a cena insieme ritenendo che i loro ospiti saranno stanchi per il viaggio e per gli incontri della giornata inerenti l’operazione pianificata. Questo fatto spinge la controparte italiana ad avere dubbi sul fatto se ci si possa fidare in generale di un business partner che non è in grado di mostrare la sua faccia informale e pertanto il giorno dopo ricominciano  le negoziazioni con diffidenza. 

Chiarimento: Gli italiani solitamente riescono a dare fiducia al loro business partner soltanto dopo aver speso con tale persona del tempo al di fuori del contesto lavorativo; per questo nelle relazioni di affari rivestono un’importanza particolare l’uscire assieme per cena, drink o aperitivi post lavorativi o lunghe pause caffè. Ciò è importante per conoscere davvero chi ci troviamo davanti e quindi capire con chi dobbiamo collaborare, e lo capiamo soltanto dedicando a questa persona del tempo fuori dall’ufficio e conoscendo altre persone che si fidano di tale persona (fiducia basata sulle relazioni). I polacchi invece sono più propensi a concentrarsi sulle attività connesse direttamente con il lavoro, in quanto è in questo modo che possono valutare se fidarsi o meno di tale persona, ad esempio nel momento in cui questa adempie ai propri obblighi. Se ciò si verifica, allora lavorare con tale persona risulterà piacevole e questi si dimostrerà degno di fiducia (fiducia basata sulle attività).

Soluzione: Tenere i contatti con regolarità, anche in questioni non strettamente connesse con il business. Incontri o telefonate senza un fine preciso nelle culture dove la fiducia si costruisce sulle attività sembra non portare alcunché di importante. Al contrario in culture come quella italiana “salutarsi” e conoscersi con la persona con la quale ci si appresta a lavorare in futuro ha un’enorme influenza sulla costruzione della relazione ed è una vera condizione per la futura cooperazione. Può accadere pertanto che il mancato invito ad una cena comune può segnalare la mancanza di prospettive per una qualsivoglia cooperazione in futuro, invece una cena tutti assieme può essere il biglietto per continuare il viaggio insieme.

Pianificazione

Situazione: Un manager polacco di una società di consulenza ha nel suo gruppo di progettisti dei professionisti italiani. Il vero problema è dato dall’esecuzione dei lavori in tempo in quanto i suoi collaboratori italiani non prendono molto in considerazione i termini, mostrando però parallelamente una grande elasticità e prontezza di reazione alle modifiche richieste dal cliente, realizzando pertanto dei progetti di altissima qualità. Come fare quindi a far sì che tali progetti vengano consegnati in tempo? 

Chiarimento: I polacchi apprezzano le attività in sequenza: preferiscono concludere un’attività prima di avviarne un’altra; reagiscono negativamente alle modifiche dei piani, in quanto si concentrano sul cronoprogramma stabilito per la realizzazione delle attività. Preferiscono quindi la puntualità e l’organizzazione rispetto alla flessibilità (tempo lineare). Mentre gli italiani sono più propensi ad adattare i propri piani alle modifiche dettate dalla dinamica della realtà, sono in grado di realizzare diverse attività contemporaneamente e le interruzioni lavorative sono generalmente accettabili.  La capacità di adattamento viene dunque preferita all’organizzazione del lavoro, anche a costo di ritardi (tempo flessibile). 

Soluzione: Quanti minuti dopo l’orario stabilito concretizza l’essere in ritardo all’incontro? Dipende dove! In Italia arrivare ad un incontro circa 7 minuti dopo il termine previsto è normalmente accettato. Invece di innervosirsi per la mancanza di elasticità o di puntualità è meglio fin dall’inizio della collaborazione stabilire con i membri del gruppo regole chiare per la conduzione degli incontri e la trasmissione dei risultati del lavoro indipendentemente dalla cultura nazionale di provenienza.  Ad esempio si può proporre un simbolico sistema di punizione per l’essere in ritardo, per esempio 1 Euro per 5 minuti di ritardo oltre l’orario previsto per una uscita insieme del gruppo.

A cosa serve la mappa della cultura?

La distanza geografica non rappresenta più da tempo un ostacolo alla collaborazione, grazie ai mezzi tecnologici moderni possiamo comunicare con tutto il mondo. Scopriamo quindi che ci sono molte più cose che ci uniscono rispetto a quelle che ci dividono. È affascinante tuttavia osservare e studiare quelle differenze tra culture che non riusciamo a percepire ad occhio nudo e che una volta conosciute ci permetteranno di migliorare i nostri contatti interculturali sia nella vita privata che professionale.